Import de contacts dans GoHighLevel : guide complet sans perte de données

L'import de vos contacts existants dans GoHighLevel représente une étape fondamentale lors de la mise en place de votre système d'automatisation marketing. Cette opération, bien que technique, peut s'avérer simple et efficace si vous suivez les bonnes pratiques. Chez Propuls'Lead, nous accompagnons régulièrement nos clients dans cette phase de migration qui constitue souvent le point de départ d'une transformation digitale réussie.

La préservation de l'intégrité de vos données pendant le transfert conditionne directement l'efficacité de vos futures campagnes marketing. Un import mal exécuté peut entraîner des doublons, des pertes d'informations précieuses ou des erreurs de segmentation qui impacteront négativement vos performances commerciales. Ce guide vous accompagne pas à pas pour réaliser cette opération en toute sécurité.

Préparation des données avant l'import

La réussite de votre import commence bien avant le transfert des données dans GoHighLevel. Une préparation minutieuse de votre base de contacts garantit un processus fluide et sans erreur. Cette phase préparatoire, souvent négligée, représente pourtant 80% du succès de l'opération.

Commencez par effectuer un audit complet de votre base de données actuelle. Identifiez les champs que vous souhaitez conserver, ceux qui nécessitent une transformation et ceux qui peuvent être supprimés. Cette analyse vous permettra d'optimiser votre base dès le départ. Les entreprises que nous accompagnons chez Propuls'Lead constatent généralement qu'elles peuvent réduire leur base de 20 à 30% en éliminant les contacts obsolètes ou incomplets.

Le nettoyage des données constitue l'étape suivante. Supprimez les doublons, standardisez les formats de téléphone et d'email, corrigez les fautes de frappe dans les noms et prénoms. Pour les numéros de téléphone français, adoptez le format international (+33) qui facilitera vos futures campagnes SMS. Les adresses email doivent être vérifiées pour éliminer les syntaxes incorrectes qui pourraient causer des échecs lors de l'import.

La standardisation des champs personnalisés mérite une attention particulière. Si vous utilisez des champs comme "Secteur d'activité" ou "Type de client", assurez-vous que les valeurs soient cohérentes. Par exemple, évitez d'avoir à la fois "E-commerce", "Ecommerce" et "Commerce en ligne" pour désigner la même chose. Cette harmonisation facilitera grandement vos segmentations futures dans GoHighLevel.

Formats de fichiers acceptés et leurs spécificités

GoHighLevel accepte principalement deux formats de fichiers pour l'import de contacts : CSV et Excel (XLSX). Chaque format présente ses avantages et ses contraintes qu'il convient de connaître pour choisir le plus adapté à votre situation.

Le format CSV reste le plus universel et le plus fiable pour les imports de grande envergure. Sa simplicité technique garantit une compatibilité maximale avec GoHighLevel. Lors de la création de votre fichier CSV, utilisez l'encodage UTF-8 pour préserver les caractères spéciaux français comme les accents. Le séparateur recommandé est la virgule, mais GoHighLevel détecte automatiquement les points-virgules si nécessaire. Limitez-vous à 50 000 lignes par fichier pour optimiser les performances d'import.

Les fichiers Excel offrent plus de flexibilité dans la présentation des données mais peuvent parfois poser des problèmes de compatibilité. Si vous optez pour ce format, utilisez exclusivement la première feuille du classeur et évitez les formules complexes ou les mises en forme conditionnelles. GoHighLevel ne lira que les valeurs brutes des cellules. Assurez-vous également que votre fichier ne dépasse pas 10 Mo pour éviter les timeouts lors de l'upload.

La structure de votre fichier doit respecter certaines conventions pour être correctement interprétée par GoHighLevel. La première ligne doit obligatoirement contenir les en-têtes de colonnes qui correspondent aux champs dans le système. Utilisez des noms explicites comme "Prénom", "Nom", "Email", "Téléphone" plutôt que des abréviations cryptiques. Cette clarté facilitera le mapping des champs lors de l'import.

Mapping des champs et correspondances

Le mapping des champs représente l'étape la plus technique de l'import mais aussi la plus importante pour préserver l'intégrité de vos données. GoHighLevel propose un système de correspondance intelligent qui facilite cette opération, mais une vérification manuelle reste indispensable.

Les champs standards de GoHighLevel incluent les informations de base comme le nom, prénom, email et téléphone. Ces champs sont automatiquement reconnus si vos en-têtes utilisent des termes courants. Cependant, GoHighLevel va plus loin en proposant des dizaines de champs prédéfinis pour capturer des informations spécifiques : date de naissance, adresse complète, réseaux sociaux, etc. Utilisez ces champs standards autant que possible pour bénéficier des fonctionnalités natives du système.

La création de champs personnalisés devient nécessaire pour les données spécifiques à votre activité. Chez Propuls'Lead, nous recommandons de créer ces champs personnalisés dans GoHighLevel avant l'import pour garantir une correspondance parfaite. Par exemple, si vous suivez le "Score de maturité" de vos prospects ou leur "Budget annuel", créez ces champs en amont avec le bon type de données (texte, nombre, date, liste déroulante).

L'attribution des tags pendant l'import permet une segmentation immédiate de vos contacts. Préparez une stratégie de tagging cohérente : tags pour la source d'acquisition (salon, site web, partenaire), tags pour le statut (prospect, client, ancien client), tags pour les intérêts ou comportements. Cette organisation facilitera considérablement vos futures automatisations marketing.

Processus d'import étape par étape

L'import proprement dit dans GoHighLevel suit un processus structuré qui minimise les risques d'erreur. Voici la procédure détaillée pour réaliser cette opération en toute sécurité.

Connectez-vous à votre compte GoHighLevel et naviguez vers la section "Contacts" dans le menu principal. Cliquez sur le bouton "Import" situé en haut à droite de l'écran. Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous proposant de télécharger votre fichier. Glissez-déposez votre fichier CSV ou Excel dans la zone prévue, ou cliquez pour parcourir vos dossiers. GoHighLevel analysera automatiquement votre fichier et affichera un aperçu des premières lignes.

L'écran de mapping apparaît ensuite, présentant vos colonnes à gauche et les champs GoHighLevel disponibles à droite. Pour chaque colonne de votre fichier, sélectionnez le champ GoHighLevel correspondant dans le menu déroulant. Les correspondances évidentes sont pré-sélectionnées, mais vérifiez chaque association. Si une colonne ne doit pas être importée, laissez simplement le champ sur "Ne pas importer".

La gestion des doublons constitue un point d'attention particulier. GoHighLevel propose trois options : ignorer les doublons, les mettre à jour ou les créer quand même. Pour identifier les doublons, le système se base sur l'adresse email par défaut, mais vous pouvez aussi utiliser le numéro de téléphone. Nous recommandons généralement l'option "Mettre à jour" qui enrichit les fiches existantes avec les nouvelles informations sans créer de duplicatas.

Avant de lancer l'import définitif, GoHighLevel affiche un récapitulatif de l'opération : nombre de contacts à importer, champs mappés, règles de gestion des doublons. Profitez de cette dernière vérification pour contrôler que tout est conforme à vos attentes. Une fois l'import lancé, une barre de progression vous informe de l'avancement. Pour les imports volumineux, vous pouvez fermer la fenêtre et revenir plus tard, le processus continue en arrière-plan.

Migration depuis d'autres CRM

La migration depuis un CRM existant vers GoHighLevel présente des défis spécifiques selon la plateforme d'origine. Chaque système a ses particularités en termes d'export de données et de structure des informations.

Pour une migration depuis Salesforce, commencez par utiliser l'assistant d'export de données native. Salesforce génère des fichiers CSV séparés pour chaque objet (Leads, Contacts, Opportunities). Consolidez ces fichiers en un seul en veillant à ne pas créer de doublons. Les champs personnalisés Salesforce devront être recréés dans GoHighLevel avant l'import. Attention particulière aux champs de type "Lookup" qui devront être convertis en texte simple.

HubSpot propose un export plus simple avec un fichier unique contenant tous les contacts. Cependant, les propriétés personnalisées HubSpot utilisent des noms techniques (hubspot_owner_id, hs_lead_status) qu'il faudra mapper correctement. Les historiques d'engagement (emails ouverts, pages visitées) ne peuvent pas être transférés directement mais peuvent être résumés dans des champs personnalisés si nécessaire.

La migration depuis Pipedrive nécessite une attention particulière sur les deals et les activités. Exportez d'abord vos contacts/organisations, puis dans un second temps vos deals que vous pourrez recréer comme opportunités dans GoHighLevel. Les champs personnalisés Pipedrive sont généralement bien structurés et s'importent facilement après création des équivalents dans GoHighLevel.

Pour les utilisateurs d'ActiveCampaign, l'export inclut généralement les tags et les listes d'appartenance. Ces informations peuvent être conservées en créant les tags correspondants dans GoHighLevel avant l'import. Les automations ne peuvent pas être transférées automatiquement mais devront être recréées manuellement dans les workflows GoHighLevel.

Gestion des erreurs et troubleshooting

Malgré une préparation minutieuse, des erreurs peuvent survenir lors de l'import. Savoir les identifier et les corriger rapidement garantit le succès de l'opération.

L'erreur la plus fréquente concerne le format des données. Si GoHighLevel refuse votre fichier, vérifiez d'abord l'encodage (UTF-8 recommandé) et le format des dates (JJ/MM/AAAA ou MM/JJ/AAAA selon vos paramètres). Les numéros de téléphone doivent respecter un format cohérent, idéalement avec l'indicatif pays. Les adresses email sont validées automatiquement et les formats incorrects seront rejetés.

Les problèmes de mapping génèrent souvent des imports incomplets. Si certaines colonnes ne s'importent pas, vérifiez que le type de champ correspond au contenu. Par exemple, un champ "Budget" contenant du texte ne pourra pas être importé dans un champ numérique. La solution consiste soit à nettoyer les données en amont, soit à utiliser un champ texte puis à convertir ultérieurement.

Les timeouts surviennent généralement avec des fichiers volumineux ou des connexions internet instables. Si votre import s'interrompt, divisez votre fichier en plusieurs parties de 10 000 contacts maximum. GoHighLevel gère mieux plusieurs petits imports qu'un seul très volumineux. Vous pouvez aussi programmer vos imports pendant les heures creuses pour bénéficier de meilleures performances serveur.

La détection de doublons peut parfois être trop stricte ou trop laxiste. Si vous constatez des doublons après import, utilisez l'outil de fusion de contacts de GoHighLevel pour les nettoyer. À l'inverse, si des contacts légitimes sont considérés comme doublons, vérifiez vos critères de détection et ajustez-les si nécessaire.

Vérification post-import et nettoyage

Une fois l'import terminé, une phase de vérification s'impose pour s'assurer que toutes les données ont été correctement transférées et que votre base est prête à être exploitée.

Commencez par vérifier le nombre total de contacts importés. GoHighLevel affiche un rapport d'import détaillant les succès et les échecs. Si le nombre ne correspond pas à vos attentes, consultez le log d'erreurs pour identifier les lignes problématiques. Exportez ces lignes, corrigez les problèmes identifiés et relancez un import complémentaire.

La qualité des données importées mérite une inspection approfondie. Sélectionnez un échantillon aléatoire de contacts et vérifiez que tous les champs sont correctement remplis. Portez une attention particulière aux champs personnalisés et aux tags qui conditionnent vos futures segmentations. Les caractères spéciaux doivent être correctement affichés, notamment les accents français.

Le nettoyage post-import permet d'optimiser votre base pour les campagnes futures. Utilisez les smart lists de GoHighLevel pour identifier les contacts sans email, sans téléphone ou avec des informations incomplètes. Décidez de leur sort : suppression, enrichissement manuel ou campagne de mise à jour. Cette phase de nettoyage, bien que fastidieuse, améliore significativement vos taux de délivrabilité et d'engagement.

La mise en place de règles de qualité des données garantit la pérennité de votre base. Configurez des workflows automatiques pour détecter et traiter les anomalies : emails bounces, numéros invalides, doublons créés manuellement. Ces automatisations maintiennent votre base propre sans intervention manuelle régulière.

Bonnes pratiques et recommandations finales

L'import de contacts dans GoHighLevel ne se limite pas à un simple transfert de données. C'est l'opportunité de repenser votre gestion de la relation client et d'optimiser vos processus marketing. Les entreprises que nous accompagnons chez Propuls'Lead qui suivent ces bonnes pratiques constatent une amélioration immédiate de leurs performances.

Documentez votre processus d'import pour faciliter les futures opérations. Créez un document détaillant la structure de vos fichiers, les champs personnalisés créés, les règles de mapping appliquées. Cette documentation sera précieuse pour former vos équipes ou pour réaliser des imports réguliers depuis des sources externes.

Établissez une routine d'import pour les nouvelles données. Plutôt que des imports massifs ponctuels, privilégiez des imports réguliers de petits volumes. Cette approche limite les risques et permet une détection rapide des problèmes. Vous pouvez même automatiser ces imports via l'API GoHighLevel ou des outils comme Zapier pour les sources compatibles.

La sauvegarde de vos données originales reste indispensable. Avant chaque import majeur, exportez votre base GoHighLevel actuelle. En cas de problème, vous pourrez ainsi revenir à un état antérieur stable. Conservez également les fichiers sources de vos imports pendant au moins trois mois pour pouvoir retracer l'origine des données si nécessaire.

L'import de contacts marque le début de votre aventure avec GoHighLevel. Une base de données propre et bien structurée constitue le fondement de campagnes marketing performantes. Chez Propuls'Lead, nous considérons cette étape comme l'investissement initial qui conditionne le retour sur investissement de toute votre stratégie d'automatisation marketing. Prenez le temps de bien faire les choses, vos futures campagnes vous en remercieront.