Pourquoi les champs standard ne suffisent pas
Quand vous créez un contact dans GoHighLevel, la plateforme vous propose les champs standard : nom, prénom, email, téléphone, adresse, entreprise. Pour certaines PME très basiques, c’est suffisant. Mais dès que vous voulez vraiment comprendre vos contacts et qualifier vos prospects, les champs standard deviennent trop limités.
Imaginez une agence de consulting qui utilise GoHighLevel. Le champ standard « Entreprise » dit quell’entreprise c’est. Mais ça ne dit rien sur ce que vous vendiez à cette entreprise, ni quel était le budget, ni combien de personnes y travaillaient, ni quel secteur d’activité elle exerçait. Sans ces informations structurées, vous ne pouvez pas segmenter intelligemment : vous ne pouvez pas envoyer un message différent aux prospects du secteur industriel qu’à ceux du secteur services. Vous ne pouvez pas identifier rapidement vos prospects à fort potentiel (budget élevé). Vous ne pouvez pas déclencher des workflows basés sur des critères objectifs.
Les champs personnalisés résolvent ce problème en vous permettant de créer une structure de données adaptée à votre activité spécifique. Un champ personnalisé est un espace où vous stockez une information pertinente pour votre processus commercial : le secteur d’activité, le budget approximatif, la date estimée de démarrage, la taille de l’équipe, ou toute autre variable qui compte pour vos décisions commerciales.
Identifier les informations critiques pour votre processus
La première étape est de réfléchir sincèrement à votre processus commercial réel, pas à un processus idéal. Posez-vous : quelles informations changent la façon dont je vais traiter ce prospect ? Quelles sont les questions que je dois absolument poser pour qualifier quelqu’un ?
Pour une agence marketing : secteur d’activité ? Budget mensuel ? PME ou grande entreprise ? Services intéressants (SEO, publicité, content marketing) ?
Pour un cabinet coaching : secteur d’emploi ? Coaching individuel ou groupe ? Niveau d’expérience ? Événement clé (changement d’emploi, création) justifiant le coaching ?
Pour e-commerce B2B : type de produit ? Volume annuel ? Politique de paiement (comptant ou crédit) ?
Ne créez pas quarante champs parce que vous pourriez avoir besoin d’informations. Créez cinq à huit champs que vous allez vraiment utiliser et qui vont vraiment influencer vos décisions. Vous pouvez en ajouter d’autres plus tard sans problème si vous découvrez des besoins nouveaux.
Les différents types de champs personnalisés
GoHighLevel offre plusieurs types de champs personnalisés, chacun adapté à un type d’information différent. Le champ Texte simple stocke du texte libre : des notes courtes, des noms, des descriptions brèves. Le champ Nombre stocke des valeurs numériques : budget, montant de la dernière commande, nombre de salariés. Le champ Date stocke une date : date de démarrage souhaité, date du dernier achat, date d’expiration du contrat.
Le champ Liste déroulante force le contact à choisir parmi des options prédéfinies que vous avez établies. Par exemple, un champ « secteur-activité » avec les options « industrie », « services », « sante », « finance ». Les listes déroulantes sont précieuses parce qu’elles garantissent la cohérence : tous les champs secteur-activité contiennent une de ces quatre valeurs, pas vingt variantes différentes qui compliquent le filtrage.
Le champ Texte multiligne permet des descriptions plus longues, par exemple les notes de découverte d’un prospect après un premier appel. Le champ Case à cocher stocke une valeur booléenne (oui/non) : avez-vous parlé au décideur, le prospect est-il sous contrat exclusif, a-t-il signé une NDA ?
Propuls’Lead recommande de commencer avec des listes déroulantes pour les informations critiques (secteur, type de service, statut de qualification) et du texte simple ou des nombres pour les informations plus fluides. Les listes déroulantes forcent la cohérence et facilitent le filtrage ultérieurement.
La convention de nommage : rendre la structure claire
Un piège courant est de créer des champs avec des noms incohérents : « Budget » dans une entreprise, « montant-budget » dans une autre, « budget-estimé » dans une troisième. Cette incohérence crée de la confusion pour l’équipe et rend la structure invisible.
Propuls’Lead recommande une convention de nommage où chaque champ commence par une catégorie, suivi d’un trait d’union, suivi d’un descriptif. Les catégories principales : « secteur- » pour tout ce qui concerne l’industrie du prospect, « budget- » pour les informations financières, « statut- » pour les stades de qualification, « date- » pour les dates importantes, « interet- » pour les préférences produit ou service.
Exemples : « secteur-industrie », « secteur-taille-entreprise », « budget-approximé », « budget-annuel », « date-dernier-achat », « date-démarrage-souhaité », « interet-produit-a », « interet-service-b », « statut-qualification ». Une fois cette convention documentée (écrivez-la dans un Google Doc partagé ou un fichier de documentation), tous les nouveaux champs suivront le même pattern et la structure restera claire même quand vous en ajouterez d’autres.
Configurer les champs dans GoHighLevel
La configuration pratique est simple. Dans GoHighLevel, allez à Paramètres du contact > Champs personnalisés > Ajouter un champ. Donnez un nom au champ (en respectant votre convention), sélectionnez le type (texte, nombre, date, liste déroulante, etc.), et si c’est une liste déroulante, entrez les options.
Pour une liste déroulante secteur-activité, vous entrerez : industrie, services, santé, finance. Vous pouvez toujours ajouter des options plus tard. Ne créez pas une option « autre » : si vous trouvez des cas qui ne rentrent dans aucune catégorie, cela signifie que votre liste de catégories n’est pas bien pensée. Rethinkez-la.
Après avoir créé le champ, il apparaît automatiquement sur la fiche de chaque contact existant (vide) et sur la fiche de chaque nouveau contact (vide aussi). Les champs vides resteront vides jusqu’à ce que vous les remplissiez manuellement ou que vous les alimentiez automatiquement via les workflows ou via un import de données.
Alimenter les champs personnalisés : manuel vs automatique
Vous pouvez remplir manuellement les champs personnalisés en éditant chaque fiche contact. Pour quelques contacts, c’est acceptable. Pour une base de plusieurs centaines de contacts, c’est impossible.
La meilleure approche est d’alimenter les champs automatiquement via les workflows ou via les formulaires. Par exemple, vous créez un formulaire sur votre site web qui demande le secteur d’activité, le budget estimé et le service intéressé. Quand quelqu’un remplit ce formulaire, les réponses remplissent automatiquement les champs personnalisés correspondants du contact créé. Aucun travail manuel.
Vous pouvez également créer un workflow qui remplit certains champs automatiquement en fonction d’événements. Par exemple, un workflow qui remplit le champ « date-dernier-rdv » avec la date du dernier rendez-vous pris par ce contact. Ou qui remplit « engagement-email-ouvert » avec « oui » si le contact a ouvert au moins un email cette semaine.
Si vous avez déjà des contacts dans GoHighLevel importés depuis un CRM ancien ou depuis un tableur, vous pouvez faire un import de mise à jour qui remplit les champs personnalisés avec les données du tableur. Vous listez les correspondances entre les colonnes du tableur et les champs GoHighLevel, et le système remplit automatiquement tous les champs pour tous les contacts.
Utiliser les champs personnalisés pour segmenter et automatiser
Une fois que vos champs personnalisés sont remplis, ils deviennent les briques de base de toute segmentation et automatisation. Vous créez une smart list « Prospects secteur industrie avec budget élevé » qui filtre sur secteur-industrie = « industrie » ET budget-approximé > 50000. Cette list contient exactement les prospects que vous voulez relancer.
Vous créez un workflow qui envoie un email spécialisé « Contrats secteur santé » uniquement aux contacts ayant secteur-industrie = « santé ». Le message dans cet email peut aussi être personnalisé pour la santé.
Vous créez une liste intelligente « Clients à relancer » basée sur date-dernier-achat plus ancienne que 90 jours ET secteur-taille-entreprise = « grande-entreprise ». Ces clients importants qui n’ont rien acheté depuis longtemps deviennent une priorité de réactivation.
Vous pouvez également créer des opportunités dans le pipeline basées sur les champs personnalisés : par exemple, un workflow crée une opportunité dès qu’un contact atteint un budget-approximé supérieur à 20000€.
Propuls’Lead configure toujours ces champs et ces automatisations ensemble parce qu’un champ personnalisé sans utilisation est juste du bruit. Mais un champ personnalisé utilisé dans des smart lists, des workflows et des campagnes ciblées devient invisible infrastructure qui rend possible tout votre processus commercial.
Auditer et mettre à jour les champs
Au fil des mois, votre activité change et vos besoins changent. Un champ qui avait du sens en janvier peut devenir obsolète en avril. Propuls’Lead recommande un audit trimestriel des champs personnalisés qui consiste à vérifier : tous les champs sont-ils vraiment utilisés ? Avez-vous besoin d’ajouter un champ parce qu’une nouvelle variable commerciale est devenue importante ? Avez-vous des doublons de champs ?
Vous découvrez peut-être que le champ « budget-approximé » contient 30% de valeurs vides parce que personne ne le remplit. Cela signifie que votre processus de collecte (le formulaire, le workflow, l’import) ne capture pas cette information. Rethinkez votre processus.
Vous découvrez peut-être que vous avez créé deux champs similaires : « date-dernier-achat » et « date-last-purchase ». Fusionnez-les : gardez le nom conforme à votre convention et supprimez l’autre.
Un audit régulier garde votre structure de champs propre, cohérente et performante. Une structure bien maintenue est un atout compétitif : elle vous permet de segmenter précisément, d’automatiser intelligemment et de prendre des décisions commerciales rapides basées sur des données fiables.