Fusion de doublons dans GoHighLevel : guide pratique pour nettoyer votre base CRM
La gestion des contacts en double représente un défi majeur pour toute entreprise utilisant un CRM. Dans GoHighLevel, une base de données propre et sans doublons garantit non seulement une meilleure organisation, mais aussi des campagnes marketing plus efficaces et une expérience client optimale. Chez Propuls'Lead, nous accompagnons régulièrement nos clients dans l'optimisation de leur base de données GoHighLevel, et la fusion des doublons constitue une étape fondamentale de ce processus.
Pourquoi les doublons sont-ils problématiques dans votre CRM ?
Les contacts en double dans GoHighLevel peuvent sérieusement impacter votre activité. Ils génèrent des coûts supplémentaires en termes de crédits SMS et email, créent de la confusion dans vos équipes commerciales qui peuvent contacter plusieurs fois le même prospect, et faussent vos statistiques de performance. De plus, envoyer plusieurs fois le même message à un contact nuit à votre image professionnelle et peut augmenter votre taux de désabonnement.
La multiplication des sources de données accentue ce problème. Entre les imports CSV, les formulaires web, les intégrations API et les saisies manuelles, les opportunités de créer des doublons se multiplient. Un même contact peut facilement être enregistré avec des variations dans l'orthographe du nom, différents emails professionnels et personnels, ou des numéros de téléphone formatés différemment.
Identifier les doublons dans GoHighLevel
GoHighLevel propose plusieurs méthodes pour détecter les contacts en double dans votre base. La première approche consiste à utiliser la fonctionnalité de recherche avancée du CRM. En accédant à votre liste de contacts, vous pouvez effectuer des recherches par email, numéro de téléphone ou nom pour repérer manuellement les doublons potentiels.
Pour une détection plus systématique, naviguez vers la section Contacts de votre tableau de bord GoHighLevel. Utilisez les filtres de recherche pour identifier les patterns communs de duplication. Par exemple, recherchez tous les contacts ayant le même nom de famille, puis vérifiez manuellement s'il s'agit de doublons ou de personnes différentes. Cette méthode, bien que manuelle, reste efficace pour les bases de données de taille modérée.
L'export de votre base de données vers Excel ou Google Sheets constitue une autre approche pour identifier les doublons en masse. Une fois exportés, vous pouvez utiliser les fonctions de ces tableurs pour repérer les valeurs dupliquées dans les colonnes email et téléphone. Cette méthode s'avère particulièrement utile avant un grand nettoyage de base ou lors de la préparation d'une migration depuis un autre CRM.
Process de fusion manuelle étape par étape
La fusion manuelle dans GoHighLevel suit un processus structuré qui garantit la conservation de toutes les informations importantes. Commencez par identifier le contact principal, généralement celui qui contient le plus d'informations complètes et récentes. Ce contact servira de base pour la fusion et conservera son identifiant unique dans le système.
Dans l'interface GoHighLevel, ouvrez la fiche du contact principal. Cliquez sur le menu des options (généralement représenté par trois points) et sélectionnez l'option "Merge Contact" ou "Fusionner le contact" selon votre configuration linguistique. Le système vous présentera alors une interface de recherche pour trouver le ou les contacts à fusionner avec le contact principal.
Lors de la sélection des contacts à fusionner, GoHighLevel affiche un aperçu des informations qui seront combinées. Examinez attentivement les champs de chaque contact pour vous assurer que vous ne perdez aucune donnée importante. Le système conserve généralement toutes les notes, l'historique des communications, les tags et les opportunités associées aux différents contacts fusionnés.
Automatisation de la détection des doublons
Pour les entreprises gérant des volumes importants de contacts, l'automatisation de la détection des doublons devient indispensable. GoHighLevel permet de créer des workflows intelligents qui identifient automatiquement les doublons potentiels lors de l'ajout de nouveaux contacts. Ces automatisations peuvent être configurées pour vérifier les emails, numéros de téléphone ou une combinaison de champs.
La création d'un workflow de détection commence dans la section Automatisations de GoHighLevel. Définissez un déclencheur basé sur l'ajout d'un nouveau contact, puis ajoutez une condition qui vérifie si un contact existant possède déjà le même email ou numéro de téléphone. Si un doublon est détecté, le workflow peut soit bloquer la création du nouveau contact, soit créer une tâche pour révision manuelle par votre équipe.
Propuls'Lead recommande également d'implémenter des règles de normalisation des données. Par exemple, un workflow peut automatiquement formater les numéros de téléphone dans un format standard, convertir les emails en minuscules et standardiser les noms de société. Cette normalisation préventive réduit considérablement la création de doublons causés par des variations de formatage.
Bonnes pratiques pour éviter la création de doublons
La prévention reste la meilleure stratégie pour maintenir une base de données propre. Établissez des protocoles clairs pour la saisie des données, en définissant des formats standards pour les numéros de téléphone, les adresses email et les noms d'entreprise. Former votre équipe à ces standards et les documenter dans un guide de procédures garantit leur application cohérente.
L'utilisation systématique de champs obligatoires dans vos formulaires GoHighLevel constitue une barrière efficace contre les doublons. Configurez l'email ou le numéro de téléphone comme champ unique et obligatoire dans tous vos formulaires de capture. GoHighLevel vérifiera automatiquement l'unicité de ces champs avant de créer un nouveau contact, empêchant ainsi la création de doublons dès la source.
La mise en place de vérifications en temps réel améliore encore la qualité des données. Configurez vos formulaires pour vérifier immédiatement si un email ou un numéro de téléphone existe déjà dans votre base. Si c'est le cas, le système peut soit mettre à jour le contact existant avec les nouvelles informations, soit rediriger l'utilisateur vers un processus de mise à jour de profil plutôt que de création.
Maintenance régulière de votre base de données
Une base de données CRM nécessite une maintenance régulière pour rester performante. Planifiez des sessions de nettoyage mensuelles ou trimestrielles selon le volume de vos contacts. Durant ces sessions, examinez non seulement les doublons, mais aussi les contacts inactifs, les emails invalides et les informations obsolètes.
L'établissement de métriques de qualité pour votre base de données permet de suivre l'évolution de sa propreté. Mesurez le pourcentage de doublons détectés, le taux de contacts avec des informations complètes, et le nombre de contacts inactifs. Ces indicateurs vous aideront à identifier les tendances et à ajuster vos processus de collecte de données en conséquence.
La documentation de vos processus de fusion et de nettoyage garantit la cohérence dans le temps. Créez un journal des fusions effectuées, notant les critères utilisés pour identifier les doublons et les décisions prises lors de conflits de données. Cette documentation s'avère précieuse pour former de nouveaux membres d'équipe et pour auditer vos pratiques de gestion des données.
Conclusion
La fusion des contacts en double dans GoHighLevel représente bien plus qu'une simple tâche de maintenance. Elle constitue un élément fondamental de votre stratégie de gestion de la relation client. Une base de données propre et sans doublons améliore l'efficacité de vos campagnes marketing, optimise l'utilisation de vos crédits de communication et renforce la satisfaction de vos clients qui ne reçoivent plus de messages en double.
Les outils et fonctionnalités de GoHighLevel, combinés aux bonnes pratiques présentées dans ce guide, vous permettent de maintenir une base de données de qualité professionnelle. N'oubliez pas que la prévention reste votre meilleure alliée : investir du temps dans la configuration initiale de vos processus de collecte de données vous épargnera des heures de nettoyage manuel par la suite.
Pour une assistance personnalisée dans l'optimisation de votre CRM GoHighLevel et la mise en place de processus automatisés de gestion des doublons, Propuls'Lead se tient à votre disposition. Notre expertise en déploiement et optimisation de GoHighLevel pour les entreprises françaises nous permet de vous proposer des solutions sur mesure adaptées à vos besoins spécifiques.
