Émettre une facture, suivre son paiement et relancer l’impayé représente un travail répétitif qu’on a tout intérêt à industrialiser. GoHighLevel intègre depuis 2024 un module Invoices complet qui couvre la facturation ponctuelle, la facturation récurrente et la collecte des règlements via Stripe ou Razorpay. Chez Propuls’Lead, nous installons ce module chez des prestataires de services, des consultants et des agences qui veulent arrêter de jongler entre Excel, leur banque et leur logiciel comptable. Cet article vous montre comment activer Invoices, configurer une facture conforme aux exigences françaises, automatiser l’envoi et la relance, et brancher la sortie sur votre comptabilité pour éviter les ressaisies coûteuses.
Activer et paramétrer le module Invoices dans GoHighLevel
Le module Invoices se trouve dans le menu principal sous Payments, Invoices. À la première ouverture, GoHighLevel vous demande de renseigner les paramètres globaux de votre entité émettrice : raison sociale, adresse complète, numéro SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, logo et coordonnées bancaires. Ces informations apparaîtront sur chaque facture, prenez le temps de les renseigner correctement plutôt que de devoir éditer chaque document manuellement.
Configurez ensuite le préfixe de numérotation, par exemple « FAC-2026- » suivi d’un compteur incrémental. La législation française impose une numérotation continue sans rupture, GHL garantit cette continuité dès lors que vous ne supprimez jamais une facture émise (utilisez la fonction Void pour annuler comptablement plutôt que Delete). Activez la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si vous êtes en franchise en base, ou paramétrez le taux par défaut à 20 % avec les codes 5,5 % et 10 % disponibles pour les cas spécifiques. Reliez Stripe comme processeur de paiement principal afin que vos clients puissent régler en un clic via un lien sécurisé inséré dans la facture. Sans cette connexion, les factures restent informatives et vous devrez réconcilier manuellement les virements reçus en banque.
Créer une facture ponctuelle et l’envoyer au contact
Pour émettre une facture, ouvrez la fiche du contact concerné depuis le CRM puis cliquez sur l’onglet Invoices et sur New Invoice. Sélectionnez les produits ou services à facturer depuis votre catalogue Products, ou ajoutez des lignes libres avec libellé, quantité, prix unitaire et taux de TVA. GHL calcule automatiquement le sous-total HT, la TVA et le total TTC. Vous pouvez ajouter une remise globale en pourcentage ou en montant, ainsi qu’un mémo personnalisé qui apparaîtra en bas de document.
Définissez la date d’émission, la date d’échéance (généralement à 30 jours pour le B2B en France) et les conditions de paiement. Sélectionnez l’adresse de facturation du contact, GHL la pré-remplit automatiquement depuis les champs Address de la fiche. Avant d’envoyer, prévisualisez la facture pour vérifier la mise en page. Cliquez ensuite sur Send Invoice, GoHighLevel génère un PDF, l’attache à un email avec un lien de paiement Stripe et l’envoie au contact. L’email passe par votre domaine d’envoi configuré, ce qui préserve la délivrabilité. Pour gérer l’arrivée d’un nouveau client à facturer dès la première vente, branchez ce processus sur notre workflow de bienvenue pour accueillir un nouveau lead automatiquement qui peut déclencher la création de facture à l’étape de qualification finale.
Automatiser la facturation récurrente avec la méthodologie PROPULSE
Pour les abonnements ou les forfaits mensuels, GoHighLevel propose la facturation récurrente automatique. Dans Invoices, ouvrez l’onglet Recurring Templates et créez un nouveau modèle. Configurez la fréquence (mensuelle, trimestrielle, annuelle), la date de premier envoi, le nombre d’occurrences (illimité ou plafonné) et les conditions habituelles. Associez le modèle à un contact ou à un segment de contacts, GHL générera puis enverra chaque facture à la date prévue sans intervention manuelle.
La méthodologie PROPULSE que nous appliquons chez Propuls’Lead recommande de coupler cette automatisation à un workflow de pré-notification J-3 envoyé par email pour annoncer la facture à venir. Cette pratique réduit considérablement les contestations et améliore la fluidité du règlement. Activez aussi l’option Auto-Charge si vous avez collecté un moyen de paiement enregistré : la facture sera réglée automatiquement à émission, sans relance nécessaire. Pour répliquer rapidement ce dispositif chez plusieurs clients, partez des templates de workflows pré-construits qui contiennent déjà la trame de facturation récurrente. N’oubliez pas de tester avec un faux contact et un produit à un euro avant d’activer sur votre vrai parc, une erreur de fréquence peut générer 30 factures en doublon en quelques minutes.
Suivre les paiements et automatiser les relances d’impayés
Une facture émise vaut moins qu’une facture payée. Le tableau de bord Invoices affiche le statut de chaque document : Draft, Sent, Viewed, Paid, Partially Paid, Overdue, Void. Filtrez sur Overdue pour identifier les retards et triez par date d’émission croissante pour traiter les plus anciens en premier. Chaque ligne propose un bouton Send Reminder qui renvoie un email de relance avec le PDF en pièce jointe et le lien de paiement.
Pour industrialiser les relances, créez un workflow déclenché par l’événement Invoice Status Updated avec condition statut égal à Overdue. Le workflow envoie un email courtois à J+1, un second plus ferme à J+7, un SMS à J+14 et notifie votre équipe pour un appel à J+21. Cette gradation augmente considérablement le taux de recouvrement et préserve la relation client. Vous pouvez aussi pousser les données vers un outil de relance dédié comme Dunforce ou Upflow via les webhooks GoHighLevel pour envoyer des données vers des outils externes si votre volume dépasse 200 factures mensuelles. Pour les comptes stratégiques, créez des snippets de réponses rapides afin que vos commerciaux puissent négocier un échéancier en moins de deux minutes par mail.
Brancher Invoices sur votre comptabilité et garantir la conformité
GoHighLevel Invoices respecte les mentions obligatoires françaises (numéro, date, identité des parties, description des prestations, prix HT, TVA, total TTC) mais n’est pas un logiciel comptable certifié au sens du décret anti-fraude. Vous devez donc exporter régulièrement les factures vers votre outil comptable (Pennylane, Sellsy, Quickbooks, Cegid) pour produire le FEC et préparer les déclarations de TVA. Trois options techniques existent.
Première option, l’export CSV manuel mensuel depuis Invoices, Reports. Adapté aux petits volumes, fastidieux au-delà de 50 factures par mois. Deuxième option, le branchement via Zapier ou Make qui pousse chaque nouvelle facture vers votre outil comptable en temps réel. Comptez deux heures de configuration et 20 à 50 EUR par mois selon le volume. Troisième option, le webhook natif GoHighLevel sur l’événement `invoice.paid` qui appelle directement l’API de votre logiciel comptable. Plus technique mais sans abonnement intermédiaire. Chez Propuls’Lead, nous privilégions la troisième option dès que le volume mensuel dépasse 100 factures, parce que le ratio coût/fiabilité bascule à ce seuil. Pensez à vérifier que les numéros de TVA intracommunautaires des clients B2B sont validés via le service VIES de la Commission européenne avant émission, GHL propose un champ dédié sur la fiche contact qui sert ensuite de référence sur la facture.
En synthèse : un module solide qui mérite une vraie configuration initiale
Le module Invoices de GoHighLevel couvre 90 % des besoins de facturation d’une PME française, à condition de prendre une demi-journée pour le paramétrer correctement et de brancher un pont vers la comptabilité. Le gain de temps se compte en heures hebdomadaires dès le premier mois, le gain de trésorerie via les relances automatiques se mesure rapidement sur les ratios DSO. Chez Propuls’Lead, nous accompagnons cette mise en place avec un audit des processus existants, une rédaction des modèles de facture et un transfert de compétences à l’équipe administrative. Une fois en place, le système tourne seul et libère votre énergie pour la croissance commerciale.
Trois pièges restent à anticiper. Premièrement, ne supprimez jamais une facture émise même si elle contient une erreur : annulez-la via Void et émettez un avoir suivi d’une nouvelle facture, c’est la seule séquence légalement valable. Deuxièmement, gardez la maîtrise des modèles d’email d’envoi en français, l’interface GHL est en anglais par défaut et beaucoup d’équipes oublient de traduire les variantes de message. Une facture envoyée avec un objet « Your invoice is ready » perd en crédibilité auprès d’un client B2B francophone. Troisièmement, prévoyez un archivage hors plateforme : exportez chaque mois un dossier ZIP des PDF et stockez-le dans un Drive partagé ou un coffre-fort numérique. En cas de contrôle fiscal, le délai de production des justificatifs est de quelques jours et vous ne pouvez pas dépendre d’un accès SaaS pour produire dix années de factures sur demande.